تقوم الدائرة بالمهام المناطة بها من خلال:
• قسم الدراسات والمواصفات الفنية: يقوم بتجهيز وتبويب الإعلانات والمواصفات والشروط المعتمدة للعطاءات المنوي طرحها والإشراف على عمل اللجان الفنية المشكلة لدراسة العروض الواردة للعطاءات فنياً ومالياً.
• قسم الجلسات: يقوم هذا القسم وتحت إشراف مدير الدائرة (أمين سر لجنة العطاءات المركزية) بالتحضير للجلسات وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الجلسات وتنفيذ قرارات لجنة العطاءات المركزية.
• قسم المتابعة المالية والسجلات: يتولى مؤولية بيع واستلام العروض وإيداعها في صندوق العطاءات الخاص بذلك، كذلك استلام كفالات الدخول الخاصة بالعطاءات وحفظها ومتابعتها، وتجهيز الملفات المالية وإبلاغ الشركات المعنية بالإحالات.
• قسم الإحالات: يقوم هذا القسم بتجهيز قرارات الإحالة طبقاً للشروط والمواصفات المعتمدة والموافق عليها من لجنة العطاءات المركزية، كذلك يقوم برفع القرارات إلى الجهة المخولة بالتصديق عليها بعد أن يتم استكمال توقيعها حسب الأصول.
• قسم الأرشفة والملفات: يقوم هذا القسم بفتح ملفات العطاءات المحالة وحفظ كل المخاطبات الرسمية الخاصة بالعطاءات والتنسيق مع الأقسام الأخرى لحفظ وإدامة وأرشفة ملفات العطاءات.
• قسم التدقيق: يتولى هذا القسم تدقيق الدراسات وقرارات الإحالة والملفات المالية وكتب الإرفاق والتبليغ المتعلقة بقرارات الإحالة، وتدقيق أية معاملات أخرى توكل له.
• الديوان: يتولى مهمة استلام وتسليم البريد الوارد والصادر وحفظ ومتابعة المراسلات من خلال نظام الحوسبة المستخدم، كذلك إعداد المراسلات الرسمية اللازمة.
|